Il ruolo del Collegio dei Probiviri è regolato dal Contratto di Gruppo, all’art. 37:

Art. 37 (Collegio dei Probiviri)

1. Il Collegio dei Probiviri è un Organo Sociale del Gruppo cui, ove costituito, viene demandata la risoluzione delle controversie in ordine alla applicazione ed interpretazione del presente Contratto di Gruppo, dei Regolamenti interni e delle altre decisioni dell’Assemblea dei Membri, ivi comprese quelle insorte in ordine alla esecuzione delle obbligazioni del Gruppo ovvero assunte nell’interesse di taluni Membri del Gruppo.
2. Al Collegio dei Probiviri compete dunque la trattazione esclusiva delle controversie di cui sopra:
   1. tra il Gruppo ed i Membri
   2. tra i Membri
3. Al Collegio dei Probiviri può altresì essere demandata la risoluzione delle controversie tra il Gruppo (e/o i Membri) e terzi non Membri, ove regolato in via negoziale tra le Parti.
4. Il Collegio dei Probiviri è composto da un minimo di 3 ad un massimo di 5 Componenti, oltre a 2 eventuali supplenti, eletti dall’Assemblea dei Membri. Durano in carica 3 anni e sono rieleggibili.
5. Ove non deciso dall’Assemblea dei Membri, a prima riunione del Collegio, a maggioranza ed a scrutinio segreto, i Componenti:
   1. eleggono il Presidente del Collegio;
   2. designano il Segretario del Collegio.
6. I compiti del Presidente del Collegio dei Probiviri sono:
   1. presiedere il Collegio dei Probiviri;
   2. delegare un componente effettivo in sua assenza;
   3. convocare le riunioni ordinarie e straordinarie;
   4. tenere i rapporti con le Istituzioni;
   5. cooptare i Componenti supplenti ove i Componenti ordinari dovessero astenersi per eventuali situazioni di incompatibilità o conflitto di interesse, ovvero non si trovassero nelle condizioni temporaneo di assolvere all’incarico;
   6. determinare i tempi minimi e massimi dei procedimenti riconoscendo l’eventuale carattere d’urgenza, nel rispetto dei Regolamenti Interni ove adottati.
7. I compiti del Segretario del Collegio dei Probiviri sono:
   1. tenere aggiornato il Registro dei reclami e controversie;
   2. redigere i verbali delle riunioni di Comitato e trascriverli sull’apposito registro;
   3. tenere copia, anche con supporto informatico, di tutte le comunicazioni intercorse tra i Probiviri per la soluzione dei casi.
8. I Componenti del Collegio dei Probiviri non possono ricoprire ruoli in altri Organi Sociali del Gruppo.
9. L’atto di nomina dovrà fissare poteri, durata, limiti, eventuali compensi minimi e massimi, nonché il diritto al rimborso di spese.
   1. I compensi minimi e massimi terranno conto dei compensi dovuti agli Organismi di Mediazione.
10. Detto Organo Sociale non è parte, né risponde, delle obbligazioni assunte dal GEIE verso terzi, Membri o non Membri.
11. La carica può anche essere denominata “Board of Arbitrators”.

il Collegio dei Probiviri gestisce le controversie ai sensi dell’art. 42:

Art. 42 (Controversie tra i Membri del Gruppo. Clausole compromissorie. Sistemi di risoluzione alternativa. Foro competente)

1. Qualunque controversia sorga tra i Membri (ovvero tra i Membri ed il Gruppo) in ordine alla validità, interpretazione ed esecuzione del presente accordo e di ogni rapporto o obbligazione connessi anche in conseguenza delle decisioni degli Organi Sociali del Gruppo, sulla quale non è obbligatoriamente chiamata a pronunciarsi sin dalla prima istanza l’autorità giudiziaria, dovrà essere rimessa, ricorrendo in ordine vincolante di preferenza, ai seguenti sistemi di risoluzione alternativa delle controversie:
   1. decisione assunta dal Collegio dei Probiviri (per come regolato al successivo art. 42.1)
      in progressivo subordine e solo nel caso in cui il Collegio dei Probiviri non sia stato nominato:
   2. decisione di un Arbitro Unico (per come regolato al successivo art. 42.2)
   3. decisione di un Collegio Arbitrale (per come regolato al successivo art. 42.3)
      e solo previa deroga dell’Assemblea dei Membri:
   4. decisione di un Organismo di Mediazione (per come regolato al successivo art. 42.4)
   5. Per qualsiasi controversia che dovesse sorgere tra i Membri – ovvero tra i Membri ed il Gruppo – relativamente alla interpretazione e/o alla esecuzione del Contratto, e che non possa essere rimessa alle previsioni di cui al comma precedente per espresso divieto o riserva di legge, Foro competente è, in via esclusiva, quello di MILANO, presso il quale tutte le parti eleggono domicilio ad ogni effetto, essendo esclusa, e quindi derogata, ogni eventuale diversa concorrente competenza, anche in caso di connessione e/o garanzia.

Art. 42.1 (Decisione assunta dal Collegio dei Probiviri)

1. Il Collegio dei Probiviri decide a maggioranza assoluta di voti dei propri Componenti in via definitiva, secondo diritto e senza alcun vincolo procedurale salvo quanto qui previsto. Le sue decisioni sono, per espresso ed inderogabile accordo delle Parti, inappellabili.
   1. A motivata richiesta anche di una sola delle Parti ed ove la controversia riguardi parti operanti in giurisdizioni differenti, i Probiviri decideranno secondo il Regolamento di Arbitrato della International Chamber of Commerce, nella versione in lingua Italiana in vigore dal 1 marzo 2017.
2. I componenti del Collegio dei Probiviri che dovessero trovarsi in situazione di conflitto di interesse o di incompatibilità lo dichiarano alla disamina del ricorso/ reclamo e prima di procedere alla trattazione dello stesso.
   1. Ove la situazione di incompatibilità riguardasse il Presidente del Collegio, le sue funzioni nel caso de qua saranno svolte dal Componente più anziano.
   2. Nel caso in cui le situazioni di incompatibilità o di conflitto di interesse riguardino un numero tale di componenti da non consentire il funzionamento dell’organo, la controversia viene devoluta ad un Arbitro unico ai sensi del successivo art. 42.2.
3. Il Presidente del Collegio dei Probiviri affida di volta in volta ad uno dei propri Componenti – sé compreso – il compito, quale Relatore, di procedere agli atti istruttori relativi al ricorso e/o reclamo ricevuto e dichiarato ammissibile.
   1. Egli effettua una istruttoria del caso, articolata, se ritenuto opportuno, anche in audizioni personali degli interessati, assunzione di testimoni, raccolta della documentazione specifica ed acquisizione documenti anche presso terzi, e quanto altro al fine di relazionare al Collegio le conclusioni con apposita nota scritta e di formulare proposte in merito alle decisioni collegiali da adottare.
   2. Il suo incarico si esaurisce con la emissione del lodo da parte del Collegio dei Probiviri.
4. Tutti i Membri nonché tutti gli Organi Sociali del Gruppo possono richiedere l’intervento del Collegio dei Probiviri per la soluzione di controversie e/o reclami con i seguenti mezzi e metodi:
   1. invio di posta elettronica certificata;
   2. uso di un servizio qualificato di recapito certificato ai sensi del Regolamento c.d. EIDAS
   3. invio di posta elettronica con ricevuta di ritorno;
   4. attivazione di specifica Virtual Data Room reso disponibile dal Gruppo.
5. I reclami devono essere sottoscritti dai richiedenti; eventuali reclami non sottoscritti o la cui identità del richiedente sia incerta o anonimi saranno ugualmente trattati se ritenuti di interesse del Gruppo; per tali fattispecie non sarà emesso alcun lodo.
6. I recapiti elettronici del Collegio dei Probiviri saranno accessibili solo ai Componenti dello stesso, al fine di mantenere la riservatezza delle parti coinvolte.
7. Tutti gli Organi sociali che riceveranno reclami provvederanno alla loro trasmissione al Presidente del Collegio dei Probiviri nel più breve tempo possibile, comunque non oltre giorni 3 dal ricevimento.
8. Per tutti i casi sottoposti al Collegio dei Probiviri si segue il seguente iter:
   1. entro giorni 7 dal ricevimento, il Presidente trasmette agli altri Probiviri il ricorso;
   2. entro giorni 30 dal ricevimento, i Probiviri, collegialmente, si pronunciano sulla ammissibilità o meno del ricorso;
   3. se il ricorso risultasse inammissibile viene redatto immediatamente il verbale con la motivazione;
   4. il Segretario provvede alla comunicazione dell’esito al richiedente e, per conoscenza, all’Organo Amministrativo ed alla Direzione Generale;
   5. se il ricorso/reclamo è ammissibile, sarà nominato un Relatore tra tutti i Componenti del Collegio dei Probiviri, il suo nominativo sarà comunicato alle parti e costituirà l’inizio del procedimento;
   6. il Relatore deve procedere alla istruzione della pratica per come previsto al precedente co. 2 del presente articolo;
   7. entro 60 giorni dall’affidamento dell’incarico il Relatore trasmetterà gli atti ai Componenti ed il Presidente provvederà sequenzialmente alla convocazione del Collegio, che dovrà tenersi, entro i successivi 15 giorni lavorativi;
   8. nell’ambito della propria attività istruttoria il Collegio dei Probiviri può disporre – direttamente ed autonomamente – audizione dei Membri del Gruppo e/o rappresentanti degli Organi che hanno investito il Collegio dei Probiviri del caso o può richiedere un’eventuale integrazione documentale e/o acquisizione di chiarimenti anche alle sedi periferiche, nonché convocare i Membri informati sulle questioni da esaminare con la massima discrezionalità e autorità; i criteri di esame dei singoli casi vengono stabiliti in modo autonomo ed insindacabile dal Collegio dei Probiviri;
   9. tutto il procedimento descritto deve estinguersi entro il tempo massimo di 90 giorni dal suo inizio; solo in casi eccezionali il Relatore potrà chiedere una proroga di massimo 60 giorni; viene calcolato periodo di sospensione delle attività quello intercorrente tra il 10 agosto ed il 31 agosto d’ogni anno;
   10. rilevato il carattere d’urgenza, il Presidente, tenuto anche conto di eventuali ricorsi e reclami già pendenti, può calendarizzare tempi inferiori per la conclusione del procedimento ai tempi tecnici minimi, senza con ciò comprimere i diritti di ciascuna delle parti alla piena rappresentazione delle doglianze e delle ragioni di fatto e di diritto.
9. Le riunioni e le informazioni inerenti la procedura in analisi non sono pubbliche ed i Componenti del Collegio dei Probiviri sono tenuti a mettere in atto tutti i comportamenti necessari a garantire la necessaria riservatezza in merito ai dati e alle notizie raccolte, anche in osservanza delle normative vigenti sulla tutela dei dati personali.
   1. Le riunioni del Collegio dei Probiviri possono tenersi anche a mezzo conferenza audio o audio-video, con il supporto tecnico dell’Organo Amministrativo ovvero della Direzione Generale.
10. Gli originali delle decisioni e dei documenti inerenti le attività del Collegio dei Probiviri sono custoditi presso la sede amministrativa del Gruppo. L’Organo Amministrativo del Gruppo e la Direzione Generale assicura l’osservanza delle normative sulla tutela della riservatezza dei dati personali e rendono disponibili strumenti tecnici idonei. Le istruttorie sono atti interni al Collegio dei Probiviri ed in quanto tali, riservati.
11. La documentazione relativa agli atti del Collegio dei Probiviri viene conservata a termini e per la durata prevista dalla legge.
12. Per l’assolvimento dei propri compiti il Collegio dei Probiviri si avvale del supporto organizzativo della Direzione Generale, a meno che la stessa non sia parte del reclamo.
    1. In tal caso, si avvarrà del supporto di un Membro del Gruppo assolutamente estraneo alla controversia, ovvero, in mancanza, indicherà all’Organo Amministrativo l’eventuale fornitore da contrattualizzare a proprio supporto.
13. I costi dell’intervento dei Probiviri saranno predeterminati al riconoscimento di ammissibilità del reclamo e saranno addebitati alla parte soccombente.
    1. Nel caso in cui i costi vadano addebitati al Gruppo, tali costi non potranno, neanche in via indiretta, essere poi addebitati ai Membri che abbiano visto riconoscersi le proprie ragioni.